Çoğu hukuk bürosunda ilk temas hâlâ telefonla kurulur. Telefon değerli bir kanaldır; ama tek başına yetersizdir. Mesai dışı gelen aramalar, görüşme sırasında kaçan çağrılar ve not edilmeyen talepler her hafta sessizce kaybolur. Bu kayıpların çoğu, görüşmeye hazır, ciddi danışan adaylarıdır.

Bu yazıda online randevu sisteminin bir hukuk bürosuna neler kazandırdığını, reklam yasağıyla neden çelişmediğini ve müvekkil yönetimi ile birleştiğinde nasıl güçlü bir düzen kurduğunu ele alıyoruz.

Telefon trafiğinin görünmeyen maliyeti

Bir görüşme talebi geldiğinde büro çoğu zaman dava ya da iş yoğunluğu içindedir. Çağrı kaçar, geri dönülmez veya talep bir kâğıda yazılıp kaybolur. Üstelik insanlar artık günün her saatinde, çoğunlukla mesai dışında araştırma yapıyor.

Kaçan her çağrı yalnızca bir telefon değil, görüşmeye hazır bir kişidir. Online randevu, bu kişiyi mesai dışında bile kayıt altına alır.

Online randevu reklam yasağıyla çelişir mi?

Hayır. Online randevu bir tanıtım aracı değildir; görüşme talebini düzenleyen idari bir araçtır. Kişi sizi zaten bulmuş ve görüşmek istemektedir. Randevu sistemi yalnızca bu süreci düzene sokar. Bilgilendirici bir site içinde iletişim ve randevu bölümü bulunması, meslek kurallarıyla tamamen bağdaşır.

Online randevu sisteminin avukata kazandırdıkları

1. Hiçbir talep kaybolmaz

Mesai dışında, hafta sonu ya da siz duruşmadayken gelen talepler sisteme düşer. Geri dönüş yapacağınız net bir liste oluşur.

2. Görüşmeye hazırlıklı girersiniz

Randevu formunda görüşme konusu ve taraf bilgisi alınırsa, ilk görüşmeye hazırlıklı oturursunuz. Bu hem zaman kazandırır hem de profesyonel bir izlenim bırakır.

3. Takvim karmaşası biter

Çift rezervasyon, unutulan görüşme ve sürekli telefon trafiği azalır. Müsait saatlerinizi siz belirler, kişi yalnızca açık slotlardan seçer.

4. İlk izlenim güçlenir

Düzenli bir randevu akışı, büronuzun ciddiyetini daha ilk adımda gösterir. Bu, abartılı bir reklamın yapamayacağı bir güven sinyalidir.

Randevudan müvekkil yönetimine: tabloyla bakış

Online randevu tek başına değerlidir; müvekkil yönetimine bağlandığında ise dağınık talepler düzenli bir sürece dönüşür.

Durum	Yalnızca telefon	Online randevu + müvekkil yönetimi
Mesai dışı talep	Çoğu kaybolur	Sisteme kaydedilir
Görüşme öncesi bilgi	Yok	Form ile alınır
Takip ve hatırlatma	Hafızaya bağlı	Kayıt ve not ile düzenli
Geçmiş görüşmeler	Dağınık	Tek kişi kaydında toplu
Çift rezervasyon riski	Yüksek	Düşük

Müvekkil yönetimi neden önemli?

Bir görüşme talebi geldiğinde iş bitmez; asıl süreç orada başlar. Kişinin iletişim bilgisi, görüşme konusu, sonraki adım ve hatırlatmalar bir yerde toplanmazsa, takip avukatın hafızasına kalır. Müvekkil yönetimi (CRM) bu bilgileri tek kayıtta birleştirir: her talep bir kişi kaydına, her görüşme bir takip adımına dönüşür. Böylece "geçen ay arayan kişiye dönmeyi unuttuk" durumu ortadan kalkar.

İyi bir randevu sisteminde olması gerekenler

Hukuk bürosu için bir randevu altyapısı seçerken aşağıdaki özelliklere dikkat etmek, sistemin gerçekten işe yaramasını sağlar:

Müsaitlik takvimi yönetimi: Açık saatlerinizi siz belirlersiniz; kapalı günler ve duruşma saatleri otomatik olarak kapanır.
Kısa ve net form: Ad, iletişim ve görüşme konusu yeterlidir; uzun formlar kişiyi caydırır.
Otomatik onay ve hatırlatma: Randevu sonrası e-posta veya mesajla teyit, gelmeyen görüşme oranını düşürür.
Müvekkil kaydına bağlanma: Gelen kişi doğrudan bir kayıta düşmeli, kopuk bir e-postaya dönüşmemeli.
Mobil uyum: Talepler çoğunlukla telefondan gelir; akış mobilde sorunsuz çalışmalıdır.

Bu özellikler bir araya geldiğinde randevu, dağınık bir talep yığını olmaktan çıkıp düzenli bir sürece dönüşür.

Sık yapılan hatalar

Randevuyu sadece bir forma indirgemek: Gelen bilgi takvime ve kişi kaydına bağlanmazsa, form yalnızca bir e-postaya dönüşür ve yine kaybolabilir.
Çok fazla bilgi istemek: İlk adımda uzun formlar kişiyi caydırır; ad, iletişim ve kısa konu çoğu zaman yeterlidir.
Otomatik onay/hatırlatma kurmamak: Randevu hatırlatması, gelmeyen görüşme oranını belirgin biçimde düşürür.
Takvimi güncel tutmamak: Kapalı günler işaretlenmezse çift rezervasyon riski geri döner.

Heysengo ile online randevu ve müvekkil yönetimi

Heysengo, avukatlar ve hukuk büroları için bilgilendirici web sitesini online randevu ve müvekkil yönetimi ile birlikte sunar. Müsait saatlerinizi panelden belirler, görüşme talebini formla toplar ve gelen her kişiyi otomatik olarak müvekkil kaydına dönüştürürsünüz. Görüşme geçmişi, notlar ve takip adımları tek yerde toplanır — hepsi kod yazmadan, sektöre özel hazır temayla.

Sonuç olarak online randevu, reklam değil düzendir. Kaybolan talepleri toplar, görüşmeleri hazırlıklı kılar ve büronuzun ciddiyetini daha ilk adımda gösterir.

#müvekkil yönetimi

Hukuk Bürosu İçin Online Randevu Sistemi: Müvekkil Yönetiminin İlk Adımı