Bir veteriner kliniğinde telefon hiç susmaz. Muayene sırasında çalar, hekim ameliyattayken çalar, en yoğun saatte üst üste çalar. Her kaçırılan arama potansiyel bir randevudur ve her not alınan randevu, karışmaya açık bir defter satırıdır. Veteriner online randevu sistemi tam da bu kaosu düzene sokmak için vardır.

Bu yazıda, pet sahibi randevu alma sürecini siteye taşımanın kliniğinize neler kazandırdığını ve sistemde nelerin bulunması gerektiğini anlatıyoruz.

Telefonla randevunun görünmeyen maliyeti

Telefonla randevu ücretsiz görünür ama gerçekte pahalıdır:

Kaçırılan aramalar: Resepsiyon meşgulken çalan telefon yanıtlanmaz; o sahip çoğu zaman bir sonraki kliniği arar.
Bölünen iş akışı: Her telefon, muayene veya işlem yapan ekibin dikkatini dağıtır.
İnsan hatası: Yanlış saate yazılan, çift yazılan ya da hiç yazılmayan randevular karışıklık yaratır.
Sınırlı saat: Klinik kapalıyken kimse randevu alamaz; oysa sahiplerin çoğu mesai dışında telefonuyla ilgilenir.

Telefonla randevu, kliniğin yalnızca açık ve müsait olduğu saatlerde çalışan bir sistemdir. Pet sahibiyse her saat randevu almak ister.

Online randevunun kliniğe kazandırdıkları

1. 7/24 randevu kabulü

Pet sahibi gece yarısı, hafta sonu veya mesai bittikten sonra uygun saati seçip randevusunu oluşturur. Klinik açıldığında defter çoktan dolmuştur. Hiçbir randevu "telefonu açacak kimse yoktu" diye kaybolmaz.

2. Azalan telefon trafiği

Rutin muayene, aşı ve kontrol randevuları siteden alınınca telefon yalnızca acil ve özel durumlar için kalır. Resepsiyon kesintisiz çalışır, ekip işine odaklanır.

3. Daha az no-show

Otomatik hatırlatma mesajları pet sahibine randevuyu önceden anımsatır. Unutkanlıktan kaynaklanan gelmeyen-hasta oranı belirgin biçimde düşer; sahip gelemeyecekse de kolayca yeniden zamanlar.

4. Düzenli, çakışmasız takvim

Hekim bazında müsaitlik tanımlandığında sistem aynı saate iki randevu yazmaz. Her hekimin günü dengeli dağılır, yoğunluk yönetilir.

5. Daha hazırlıklı muayene

Randevu alınırken pet'in adı, türü ve şikâyeti not edildiğinde hekim hastayı tanıyarak girer. Aşı kontrolü, kontrol muayenesi ya da acil bir durum olduğunu önceden bilmek, hem muayene süresini kısaltır hem de bakımın kalitesini yükseltir.

Telefon randevusu vs. online randevu

Kriter	Telefonla randevu	Online randevu
Çalışma saati	Yalnızca klinik açıkken	7/24
Kaçırılan talep	Sık	Yok denecek kadar az
Ekip dikkati	Sürekli bölünür	Korunur
Hatırlatma	Manuel/yok	Otomatik
Çakışma riski	Yüksek	Sistemli engellenir
Kayıt	Defterde, dağınık	Dijital, aranabilir

İyi bir online randevu sisteminde olması gerekenler

Her randevu aracı veterinerlik akışına uygun değildir. Kliniğiniz için doğru sistem şunları sunmalı:

Hizmet bazlı randevu: Aşı, muayene, kontrol ve operasyon için farklı süre ve hekim ataması.
Hekim takvimi: Birden fazla hekim varsa her birinin müsaitliği ayrı yönetilir.
Otomatik hatırlatma: SMS veya e-posta ile randevu öncesi bildirim.
Kolay yeniden zamanlama: Pet sahibi randevuyu iptal etmek yerine kaydırabilsin.
Sahip ve hasta bilgisi: Randevu alınırken pet adı, türü ve şikâyetin not edilmesi, muayeneye hazırlıklı girilmesini sağlar.
Web siteyle bütünleşme: Randevu butonu sitenin her yerinden erişilebilir olmalı; ayrı bir uygulamaya gerek kalmamalı.

Bu özellikler bir araya geldiğinde randevu yalnızca bir saat ayarlamaktan çıkar; muayeneye hazırlıklı girilen, hatırlatılan ve takip edilen bir sürece dönüşür.

Pet sahibinin deneyimi de iyileşir

Online randevu sadece kliniğin işini kolaylaştırmaz; pet sahibinin yaşadığı stresi de azaltır. Sahip, hayvanı rahatsızken telefonun açılmasını beklemek yerine birkaç dokunuşla uygun saati görür ve seçer. Hangi hekimin müsait olduğunu, ne zaman yer kaldığını şeffaf biçimde görmek güven verir. Hatırlatma mesajı geldiğinde "unuttum" kaygısı ortadan kalkar. Bu küçük kolaylıklar, sahibin kliniğe bağlılığını artırır ve bir sonraki randevuda yine sizi seçmesini sağlar.

İyi bir randevu deneyimi, daha hasta klinikte muayene olmadan başlayan bir güven ilişkisidir.

Geçişi nasıl yönetmeli?

Online randevuya geçiş için tüm telefonu bir anda kapatmanıza gerek yok; aşamalı ilerleyin:

Sistemi kurun ve hekim takvimlerini, hizmet sürelerini tanımlayın.
Randevu butonunu öne çıkarın: web sitesi, Google profili ve sosyal medya biyografisine link ekleyin.
Yönlendirin: telefonla arayan sahiplere "isterseniz siteden de alabilirsiniz" deyin; mesaj imzalarına link koyun.
Hatırlatmayı açın: otomatik bildirimlerle no-show oranınızı izleyin ve düşüşü görün.

Heysengo ile veteriner online randevu

Heysengo, veteriner klinikleri için online randevu sistemini web siteniz ve hasta takip altyapısıyla birlikte sunar. Hizmetlerinizi, hekim takvimlerini ve uygun saat aralıklarını panelden tanımlarsınız; pet sahibi sitenizden 7/24 uygun saati seçer, otomatik hatırlatma alır ve randevusunu oluşturur. Tüm randevular tek ekranda toplanır, telefon trafiği düşer — hepsi kod yazmadan ve sektörünüze özel hazır temayla.

Sonuç basit: çalan telefonun esiri olmak yerine, randevu defteri klinik kapalıyken bile dolar. Ekibiniz hastaya, pet sahibi ise huzura kavuşur.

#klinik randevu yönetimi

Veteriner İçin Online Randevu Sistemi: Telefon Trafiğini Bitirin