Bir ajansta para iki yerde kazanılır ya da kaybedilir: teklifte ve projede. Teklif kapsamı net değilse proje kontrolden çıkar; proje takibi zayıfsa teklifteki kâr eriyip gider. Bu yüzden ajans teklif yönetimi ile ajans proje takibini ayrı işler değil, tek bir akış olarak düşünmek gerekir.

Bu yazıda tekliften teslime uzanan bu akışı nasıl kuracağınızı, kapsam kaymasını nasıl önleyeceğinizi ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Teklif: her şeyin başladığı yer

Çoğu ajans teklifi bir fiyat satırından ibaret sanır. Oysa teklif, projenin anayasasıdır. İyi bir teklif şunları net yazar:

Kapsam: tam olarak hangi iş yapılacak.
Dahil olmayanlar: neyin yapılmayacağı (en az kapsam kadar önemli).
Revizyon hakkı: kaç tur düzeltme dahil.
Süre ve teslimler: ne zaman ne teslim edilecek.
Ödeme koşulları: peşinat, ara ödeme, son ödeme.

Bu satırlar belirsiz kaldığında, müşteri her ek talebi "zaten anlaşmıştık" diye sunar ve ekip hayır demekte zorlanır.

Kapsamı tanımlamayan teklif, sınırı çizilmemiş bir arsadır; herkes kendine göre genişletir.

Projeyi teklifle bağlamak

Teklif onaylandığında iş bitmez, asıl iş başlar. Sorun şudur: birçok ajansta teklif bir yerde, proje başka bir yerde durur. Ekip teklifi hiç görmeden çalışır, ne kadar revizyon hakkı olduğunu bilmez, kapsam dışı işleri farkında olmadan yapar.

Doğru akışta teklif, projenin kaynağıdır:

Teklif onaylanır.
Teklifteki kalemler otomatik olarak görevlere dönüşür.
Her görevin sorumlusu ve tarihi belli olur.
Ekip, teklifte söz verilen kapsamı görerek çalışır.

Böylece "ne anlaşmıştık?" sorusu projenin her aşamasında cevaplıdır.

Kapsam kayması: sessiz kâr katili

Kapsam kayması (scope creep), teklifte olmayan işlerin "küçük bir ek" diye birike birike projeyi zarara çevirmesidir. Tek tek zararsız görünür, toplamda ajansı yer.

Önlemenin yolu:

Teklifte dahil olmayanları açıkça yazmak.
Revizyon hakkını sayıyla sınırlamak.
Kapsam dışı her talebi ek teklif olarak yönetmek.
Sistemde kapsam ile yapılan işi yan yana görünür kılmak.

Tekliften teslime: tek akış

İşte iki yaklaşımın farkı:

Aşama	Kopuk sistemde	Tek akışta
Teklif	Word/e-posta, takip yok	Şablonla hızlı, onay takipli
Onay	Sözlü/dağınık	Sistemde kayıtlı
Göreve dönüşüm	Manuel, eksik	Otomatik, kapsamla bağlı
İlerleme	WhatsApp'tan sorma	Kanban'da canlı
Kapsam dışı talep	Fark edilmez	Ek teklif olarak yakalanır
Faturalama	Kopuk	Onaylı kapsama bağlı

Sık yapılan hatalar

Fiyatı kapsamdan önce vermek: önce ne yapacağınızı netleştirin, sonra fiyatlayın.
Revizyonu sınırsız bırakmak: "birkaç düzeltme" demek, sınırsız demektir.
Teklifi ekipten gizlemek: kapsamı bilmeyen ekip, kapsamı koruyamaz.
Sözlü anlaşmayla iş başlatmak: yazılı olmayan kapsam, kapsam değildir.

Heysengo ile tekliften teslime tek akış

Heysengo, dijital ajanslar için teklif ve sözleşme yönetimini proje/kanban takibiyle aynı sistemde birleştirir. Teklifinizi şablonla hızlıca çıkarır, müşterinin onayını takip eder ve onaylanan kapsamı projeye, oradan görevlere bağlarsınız. Ekip, teklifte söz verilen kapsamı kanban panelinde görerek çalışır; kapsam dışı talepler ek teklif olarak ayrışır ve faturalama onaylı işe bağlanır — hepsi tek panelde, müşteriye markalı bir görünümle.

Özetle, ajansın kârı tabloda değil, teklif ile proje arasındaki köprüde saklıdır. Bu köprüyü tek bir akışta kurduğunuzda, kazandığınız işin kârını teslimde de korursunuz.

#kapsam yönetimi

Ajanslar İçin Teklif ve Proje Yönetimi: Tekliften Teslime Tek Akış